Cómo elegir un software médico: 25 preguntas antes de firmar un contrato

Elegir un software médico es firmar por años, no por meses

Cambiar de software médico es de las cosas más costosas que le pueden pasar a un consultorio: hay que migrar expedientes, reentrenar al personal, reconfigurar la facturación y convivir semanas con dos sistemas. Por eso la decisión de elegir un software médico se toma una vez y con calma, y no por la demostración más bonita ni por el vendedor más simpático.

Este artículo es un cuestionario. Son veinticinco preguntas en cinco bloques, pensadas para un consultorio o clínica en República Dominicana, donde la facturación electrónica, las ARS y la protección de datos no son opcionales. Haz cada pregunta al proveedor, pide la respuesta por escrito y compárala con lo que ves en la prueba. Cualquier proveedor serio debe poder contestarlas todas, y eso incluye a SolMed. Las respuestas evasivas también son respuestas.

Bloque funcional: ¿hace lo que tu consultorio necesita?

1. ¿La historia clínica está adaptada a mi especialidad, con los campos, escalas y formatos que uso, o es un formulario genérico con un cuadro de texto? Un pediatra necesita curvas de crecimiento; un oftalmólogo, agudeza visual por ojo. La diferencia se explica en Historia clínica especializada vs formulario genérico.
2. ¿Emite comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) según la Ley 32-23, con los tipos que uso (consumo, crédito fiscal, nota de crédito) y desde una solución certificada ante la DGII, propia o de un proveedor autorizado? Pide ver un e-CF real emitido desde el sistema.
3. ¿Genera el 606 directamente desde lo comprado, y el 607 mientras no factures 100 % con e-CF, sin exportar a una hoja y rehacerlos? La DGII ha indicado que quien factura todo con e-CF no remite el 607 ni el 608, pero el 606 sigue.
4. ¿Cubre el ciclo completo con las ARS: verificar cobertura, separar el copago de lo que se reclama, armar la reclamación, registrar glosas y conciliar los pagos?
5. ¿La agenda, la historia y la facturación están conectadas? Es decir: al terminar la consulta, ¿la factura sale sola con lo atendido, o alguien tiene que volver a escribirlo?

Bloque legal: ¿qué pasa con los datos de tus pacientes?

6. ¿Dónde se alojan los datos físicamente, en qué país y bajo qué proveedor de infraestructura? Bajo la Ley 172-13 tú respondes por esos datos, y enviarlos a otro país tiene reglas propias.
7. ¿Quién es el responsable del tratamiento y quién el encargado? El contrato debe decirlo: tú eres responsable ante el paciente; el proveedor, encargado por tu cuenta.
8. ¿Hay cifrado, control de acceso por usuario y bitácora de quién vio cada expediente? Sin auditoría de accesos, no puedes demostrar quién abrió una historia ni cuándo; el valor legal de eso está en Historia clínica electrónica o en papel.
9. ¿Con qué frecuencia se hacen copias de respaldo, dónde se guardan y cuánto tardan en restaurar si algo falla? Pide que te lo demuestren, no que te lo cuenten.
10. ¿Puedo llevarme mis datos si me voy, en qué formato, en cuánto tiempo y a qué costo? Un proveedor que no responde esto con claridad te está avisando que salir va a costar.

Bloque comercial: ¿qué estás firmando?

11. ¿Hay un período de prueba real, con mis datos y mi flujo, antes de pagar? Una demostración guiada no es una prueba.
12. ¿Qué incluye el precio y qué se cobra aparte: usuarios adicionales, soporte, actualizaciones, e-CF, almacenamiento, capacitación?
13. ¿Cómo es el soporte: por qué canal, en qué horario, en qué idioma y con qué tiempo de respuesta comprometido? Un consultorio que no puede facturar un lunes a las 8 necesita a alguien ese lunes a las 8.
14. ¿Las actualizaciones son automáticas e incluidas, o cada cambio normativo (un nuevo formato de la DGII, un cambio en el e-CF) se cobra como proyecto?
15. ¿Cuál es el plazo del contrato, cómo se renueva y cómo se termina? Busca la cláusula de salida antes que la de entrada.

Bloque técnico: ¿funciona en tu realidad?

16. ¿Funciona desde el teléfono o la tableta, y en qué sistema? Pregunta con precisión qué plataformas móviles están ya disponibles, no «en desarrollo».
17. ¿Qué pasa cuando se va el internet? Si la respuesta es «no se puede trabajar», piensa en cuántas veces al mes eso ocurre en tu zona. Un modo sin conexión que sincronice después es la diferencia entre atender y esperar.
18. ¿Cuántos usuarios simultáneos soporta y cómo se cobran? Un centro con tres médicos y dos secretarias necesita cinco accesos con permisos distintos.
19. ¿Tiene roles y permisos para que la recepción vea la agenda y la caja pero no el contenido clínico, y para que cada médico vea solo lo suyo?
20. ¿Qué velocidad de internet y qué equipos necesita? Si exige una computadora nueva por puesto, ese costo va en la cuenta.

Bloque de migración: ¿cómo llegas desde donde estás?

21. ¿Migran mis datos actuales (pacientes, historias, citas futuras, saldos de ARS) y quién lo hace: ellos, tú o un tercero?
22. ¿Qué se migra y qué se pierde? Es normal que las notas en texto libre lleguen como texto libre; no es normal que se pierdan los pacientes o los saldos.
23. ¿Cuánto tarda y cuánto cuesta la migración, y qué pasa con el consultorio mientras tanto?
24. ¿Quién capacita al equipo, cuántas horas y en qué formato? La secretaria que no sabe cerrar caja en el sistema nuevo vuelve a la libreta el segundo día.
25. ¿Hay un período de convivencia en el que el sistema viejo sigue disponible para consulta, y hasta cuándo?

Cómo usar las respuestas

Anota cada respuesta en tres columnas: lo que dijo el proveedor, lo que viste en la prueba y lo que dice el contrato. Cuando las tres coinciden, es una respuesta. Cuando no, la que vale es la del contrato. La comparación entre opciones locales e importadas, y entre gratuitas y de pago, está en Qué buscar al elegir un software médico para tu consultorio en RD.

Y no elijas por la función que más te impresionó en la demostración, sino por la que vas a usar cincuenta veces al día: agendar, atender, facturar, cobrar. Un sistema brillante en lo raro y torpe en lo diario termina abandonado.

Cómo lo resuelve un sistema como SolMed

Estas veinticinco preguntas valen también para SolMed, y la prueba es donde se comprueban las respuestas: historias clínicas para más de 40 especialidades, e-CF con proveedores certificados, ciclo ARS completo, agenda que factura al completar la cita, app Android con modo sin conexión, roles y permisos, y auditoría de accesos al expediente. Hazle las mismas preguntas y úsalo con tu flujo. Pruébalo gratis 5 días en https://solmed.app

Puntos clave

• Cambiar de software es caro; se elige una vez, con un cuestionario, no con una demostración.
• Lo funcional se verifica viendo un e-CF real, un 606 generado y una reclamación de ARS armada desde el sistema.
• Lo legal empieza por saber dónde están los datos, quién los trata, quién los ve y cómo te los llevas.
• Lo comercial se lee desde la cláusula de salida: prueba real, precio completo, soporte con horario y actualizaciones incluidas.
• Lo técnico se prueba en tu realidad: móvil, sin internet, varios usuarios con permisos distintos.
• La migración se acuerda por escrito antes de firmar: qué se migra, quién, cuánto tarda y qué se pierde.

Preguntas frecuentes

¿Qué pregunta descarta a un proveedor de inmediato?

La décima: si no puede decirte con claridad cómo te llevas tus datos al terminar el contrato. Todo lo demás se negocia; la propiedad de la información de tus pacientes, no.

¿Cuánto debería durar el período de prueba?

Lo suficiente para agendar, atender, facturar y cerrar caja con tu propio flujo varias veces, y para que la secretaria lo use sin ti al lado. Con unos días de uso real se sabe; una demostración de una hora no dice nada.

¿Conviene un software gratuito para empezar?

Solo si responde las mismas veinticinco preguntas. En lo gratuito, revisa con más cuidado el bloque legal (dónde están los datos, respaldo, salida) y el comercial (soporte y actualizaciones). Lo que no se paga en dinero puede pagarse en riesgo.