Nómina de un consultorio: TSS, AFP, SFS, ISR y lo que debes registrar por cada empleado
Con el primer empleado, el consultorio se convierte en empleador
El día que contratas a tu primera secretaria, el consultorio deja de ser solo tu ejercicio profesional y pasa a ser un empleador con obligaciones ante la Tesorería de la Seguridad Social (TSS), la DGII y el Código de Trabajo. No importa que sea una sola persona ni que trabaje medio tiempo: la nómina de un consultorio tiene las mismas piezas que la de una empresa grande, solo que con menos filas.
Lo que suele fallar no es la voluntad de cumplir, sino no saber qué hay que registrar y cuándo. Aquí va cada pieza en orden: el registro en la TSS, los aportes, el ISR del salario, los derechos del empleado a lo largo del año y el expediente de cada persona. No vas a encontrar porcentajes: las tasas y los topes se actualizan, y la fuente vigente es la que publican la TSS y la DGII.
Registro del empleador y del empleado en la TSS
El primer paso es inscribirte como empleador en la TSS, con tu RNC de persona física con actividad económica o el de tu sociedad. Con el registro activo, cada empleado se inscribe con su cédula, su salario y su fecha de entrada, y a partir de ahí cada mes la TSS calcula lo que corresponde aportar.
Lo que la TSS necesita de ti cada mes se llama novedades: entradas, salidas, cambios de salario, licencias. Si no reportas una salida, la TSS sigue facturándote el aporte de alguien que ya no trabaja contigo; si no reportas una entrada, el empleado trabaja sin cobertura y tú acumulas una deuda con recargos. La regla es simple: cualquier cambio en la nómina se reporta en el mismo mes en que ocurre.
AFP, SFS y los demás aportes: qué es cada uno
Los aportes se calculan sobre el salario cotizable del empleado, y se dividen entre lo que paga el empleador y lo que se descuenta al empleado. Los conceptos son:
| Aporte | Para qué sirve | Quién lo paga |
|---|---|---|
| AFP (Seguro de Vejez, Discapacidad y Sobrevivencia) | La pensión del empleado, administrada por la AFP que él elija | Empleador y empleado, cada uno su parte |
| SFS (Seguro Familiar de Salud) | Su cobertura de salud a través de la ARS que él elija | Empleador y empleado, cada uno su parte |
| Seguro de Riesgos Laborales | Accidentes y enfermedades de trabajo | Solo el empleador |
| INFOTEP | Formación técnico profesional | El empleador; el empleado, una fracción de su bonificación anual |
Las tasas de cada concepto y el tope de salario cotizable los publica la TSS; tu contador o el propio sistema de la TSS los aplican. Lo que tú debes vigilar es que el salario reportado sea el real: reportar menos para pagar menos aporte es una contingencia que aparece completa el día que el empleado reclama.
ISR del salario: el consultorio retiene
Si el salario del empleado supera el monto exento anual que establece el Código Tributario y publica la DGII, el consultorio está obligado a retener el ISR de su salario cada mes y pagarlo a la DGII. La escala y el monto exento se ajustan, así que se consultan en la fuente antes de cada cálculo. Con una secretaria de salario modesto es común que no haya retención, pero la obligación de calcularlo existe igual, y el recibo debe mostrar qué se descontó y por qué.
Este ISR de salario es distinto de la retención sobre honorarios de un profesional independiente que te factura; si tienes a alguien por honorarios y no por nómina, aplica otro régimen y otra declaración. Más detalle sobre prestaciones en Nómina médica en RD sin sustos.
Los derechos del empleado a lo largo del año
El Código de Trabajo fija un conjunto de derechos que no dependen del contrato ni de que el empleado los pida:
- Salario de Navidad (regalía). La duodécima parte del salario ordinario devengado en el año, pagada a más tardar el 20 de diciembre. Se acumula desde el primer mes, así que un empleado que entró en septiembre también la recibe, proporcional.
- Vacaciones. Un período pagado tras cada año de trabajo continuo, que el Código fija en días laborables y que aumenta con la antigüedad. Se toman, no se compensan con dinero salvo al terminar la relación.
- Preaviso y cesantía. Si eres tú quien termina la relación sin causa, el empleado tiene derecho a un preaviso (o su pago) y a una cesantía calculada según los años de servicio. Ambos crecen con la antigüedad y el Código trae la escala exacta.
- Licencias y horas extras. Maternidad, enfermedad y otras licencias, con los plazos del Código y de la seguridad social; lo que exceda la jornada legal se paga con recargo.
Un consultorio pequeño suele tener menos problemas por lo que paga cada mes que por lo que no provisionó: la cesantía de una secretaria con ocho años, pagada de golpe, puede ser varios meses de sueldo. Provisiónala cada mes como un costo fijo más, como se explica en Cuánto cuesta mantener un consultorio.
El contrato escrito y el expediente de cada empleado
El Código de Trabajo presume la relación laboral aunque no exista documento firmado, así que el contrato escrito no es lo que te obliga: es lo que ordena la relación y te protege en una disputa. Debe decir funciones, horario, salario, fecha de inicio y tipo de contrato.
De cada empleado conviene tener un expediente con:
- Contrato firmado y copia de la cédula.
- Constancia del registro en la TSS y de la AFP y ARS elegidas.
- Recibos de pago firmados, mes a mes, con el detalle de descuentos.
- Registro de vacaciones tomadas y de licencias.
- Amonestaciones por escrito, si las hubo, con acuse de recibo.
- Compromiso de confidencialidad sobre datos de pacientes, que el perfil y las funciones de una secretaria médica exigen.
Sin recibos firmados, la palabra del empleador vale poco en un reclamo.
Errores frecuentes en la nómina de un consultorio
- Pagar «por fuera» sin registro en la TSS para ahorrar el aporte. El ahorro es pequeño y la contingencia, completa.
- Reportar un salario menor al real. Mismo problema, con el agravante de que el empleado cobra menos pensión y menos cobertura.
- No reportar salidas (la TSS sigue cobrando) ni provisionar la cesantía.
- Confundir nómina con honorarios. Alguien con horario, subordinación y salario fijo es empleado aunque «facture».
Cómo lo resuelve un sistema como SolMed
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Puntos clave
- Un solo empleado te convierte en empleador ante la TSS, la DGII y el Código de Trabajo.
- Toda entrada, salida o cambio de salario se reporta a la TSS en el mismo mes.
- AFP y SFS se pagan entre empleador y empleado; riesgos laborales, solo el empleador. Las tasas vigentes las publica la TSS.
- El ISR del salario lo retiene el consultorio si el sueldo supera el monto exento que publica la DGII.
- Regalía, vacaciones, preaviso y cesantía son derechos del Código, no favores; la cesantía se provisiona cada mes.
- Contrato escrito y expediente con recibos firmados son tu defensa en cualquier reclamo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar en la TSS a una empleada de medio tiempo?
Sí. La obligación nace con la relación laboral, no con la cantidad de horas. El aporte se calcula sobre el salario que devenga, con las bases y topes que fija la TSS.
¿Puedo pagar a mi secretaria por honorarios en lugar de nómina?
Si tiene horario, recibe instrucciones tuyas y cobra un monto fijo, la ley presume que es empleada aunque el papel diga otra cosa. Disfrazar la relación no elimina las obligaciones; solo las acumula para el día del reclamo.
¿Quién calcula los aportes cada mes?
El sistema de la TSS los calcula a partir del salario y las novedades que reportas; tu contador o tu software de nómina preparan el detalle y el recibo. Tu trabajo es que lo reportado sea correcto y esté a tiempo.